وثيقة عرض نظام "ديواني" لإدارة الوثائق والمراسلات

تُقدمها شركة الأنظمة المتجددة

المقدمة

في إطار سعيها الدؤوب لتقديم حلول تقنية مبتكرة تساهم في تطوير العمل الإداري وتعزيز كفاءة المؤسسات، تقدم شركة الأنظمة المتجددة نظام "ديواني" ؛ وهو نظام متكامل لإدارة الكتب والوثائق الصادرة والواردة، وإدارة سير العمل الداخلي، وأتمتة إجراءات الاعتماد والموافقة على الوثائق. صُمم هذا النظام ليلبي احتياجات جميع المؤسسات والجهات الحكومية، ويسهم في تسريع الإنجاز وتحسين جودة الخدمات المقدمة للجمهور.

رؤية النظام

يأتي نظام "ديواني" كحل رقمي شامل يُحوّل العمل الإداري من الطرق التقليدية إلى بيئة عمل إلكترونية متكاملة، تمكن الجهات الحكومية من:

• أتمتة دورة حياة الوثيقة ابتداءً من إنشائها أو استلامها، مروراً بتوزيعها ومتابعتها، وصولاً إلى إتمامها وأرشفتها.
• تعزيز الشفافية والمحاسبة من خلال توثيق جميع الإجراءات والتعديلات على الوثائق.
• توفير بيئة عمل مرنة تتيح للمدراء والموظفين إنجاز مهامهم من أي مكان وفي أي وقت.

الميزات الأساسية للنظام

1. إدارة متكاملة للكتب والوثائق الصادرة والواردة

• استقبال وتسجيل جميع الكتب والوثائق الواردة إلكترونياً مع إمكانية إرفاق الملفات بصيغ متعددة (PDF، Word، صور) .
• إنشاء وتوثيق الكتب الصادرة وإرفاقها بالمراسلات الأصلية .
• توفير أرشيف إلكتروني مركزي آمن يحمي الوثائق من التلف والضياع .

2. نظام سير عمل متقدم وإدارة الدورات المستندية

• تحديد مسار تدفق الوثيقة تلقائياً بين الأقسام والشعب المعنية .
• إمكانية إحالة الوثيقة من قسم إلى آخر مع متابعة مكانها الحالي.
• توفير خاصية "الاطلاع" حيث يقوم قسم الديوان بتحديد الأسماء المعنية بالاطلاع على الوثيقة، ويمكن لهؤلاء إضافة ملاحظاتهم وتسجيل تعليقاتهم .
• متابعة الوثيقة حتى الانتهاء منها بشكل كامل.

3. اعتماد وموافقة إلكترونية عن بُعد

• تمكين المدراء من الاطلاع على الوثائق والموافقة عليها عبر هواتفهم الذكية أو من منازلهم.
• عدم تعطيل سير العمل بسبب سفر المدير أو غيابه، مما يضمن استمرارية العمل .
• تسريع عملية اتخاذ القرار وتقليل زمن الاعتماد.

4. أرشفة إلكترونية ذكية وبحث متقدم

• أرشفة إلكترونية لجميع الوثائق الداخلية والخارجية .
• إمكانية استرجاع أي وثيقة خلال ثوانٍ باستخدام خيارات بحث متعددة (رقم الكتاب، التاريخ، الموضوع، الجهة، حالة الإنجاز) .
• الاحتفاظ بسجل كامل لتاريخ الوثيقة وجميع التعديلات التي طرأت عليها .

5. تقارير وإحصاءات دقيقة

• توفير تقارير مفصلة عن الكتب الواردة والصادرة حسب حالة الإنجاز .
• متابعة تأخر الإنجاز والردود المتأخرة على الكتب .
• تقييم أداء الأقسام والموظفين بناءً على مؤشرات أداء محددة.

6. أمن المعلومات وصلاحيات المستخدمين

• نظام صلاحيات متكامل يحدد مستوى الوصول لكل مستخدم .
• تشفير الوثائق لحماية المعلومات الحساسة ومنع التسريب .
• نسخ احتياطي للبيانات للحفاظ عليها من التلف والفقدان .

الفوائد التي يحققها النظام للجهات الحكومية

لماذا شركة الأنظمة المتجددة؟

• خبرة محلية: نفهم احتياجات الجهات الحكومية بدقة ونصمم حلولاً تتناسب مع بيئة العمل المحلية.
• تكامل مع الأنظمة الحالية: نعمل على دمج نظام "ديواني" مع البنية التحتية التقنية القائمة في المؤسسة.
• دعم فني متواصل: نقدم خدمات الدعم الفني والتدريب للمستخدمين لضمان الاستفادة القصوى من النظام .
• قابلية التوسع: النظام قابل للتطوير ليلبي احتياجات المؤسسة المستقبلية.

خاتمة ودعوة للتعاون

إن نظام "ديواني" ليس مجرد برنامج لإدارة الوثائق، بل هو منصة تحول رقمي متكاملة تساهم في تحقيق أهداف رؤية التحول الرقمي للجهات الحكومية. نحن على ثقة بأن هذا النظام سيكون إضافة نوعية لأعمالكم، وسيسهم في رفع مستوى الأداء وتحقيق أعلى درجات الكفاءة والشفافية.

ندعوكم للتواصل معنا لتقديم عرض توضيحي للنظام ومناقشة كيفية تخصيصه وفق احتياجاتكم الخاصة.

للتواصل والاستفسار: https://wa.link/bgwibc

شركة الأنظمة المتجددة
نبتكر حلولاً ذكية لمستقبل رقمي أفضل