نظام إلكتروني متكامل لإرشفة الوثائق والمستندات ومحتويات وحدات التخزين الرقمية وإدارتها وتبويبها وذلك ابتداءً من :

- أرشفة الوثائق والمستندات الواردة للشركة مع وضع مجموعة من المعلومات الهامة عليها من ( المرسل - المرسل إليه - الشركة - درجة السرية - لمحة عن المحتوى - تاريخ الوصول - تاريخ الارسال - الملاحظات – التصنيف – مكان الوجود المادي ) مما يسمح للشركة بالبحث عن البريد بشكل سريع وسهل وترتيب المعلومات وفرزها ومعرفة المراسلات الخاصة بشركة معينة أو متابعة الوثائق التي بحاجة إلى توقيع أو تحصيل أو معالجة ؛ وذلك حسب القسم أو الموظف المسؤول أو درجة السرية أو الأهمية .
- أرشفة الكتب والوثائق الصادرة وذلك ضمن نماذج موحدة وجاهزة تساعد الشركة على توحيد شكل الوثائق الصادرة التي تتعامل معها ؛ ومراقبة هذه الوثائق ومتابعتها وحفظها بشكل منظم ومرقم ليتم تقديمها بتصميم موحد ؛ مع إمكانية متابعة سير عمل الوثيقة ضمن الأقسام الموجودة في الشركة ؛ ويساعد النظام من خلال توفير مكتبة كبيرة من النماذج المعدة مسبقا ( فاتورة – طلب اجازة – طلب شراء – أمر إخراج – طلب سلفة ) في تسريع واختصار الوقت اللازم لإنشاء هذه الوثائق .
- أرشفة محتويات وحدات التخزين وترتيبها وفهرستها مما يساعد على الوصول إليها بشكل سهل وبسيط ويسمح بالبحث عن أي محتوى ومعرفة مكانه مما يوفر الوقت والجهد الكبير المبذول في هذه العملية .

يعتبر إصدار وثيقة رسمية مؤرشفة ومرقمة من قبل أي منظمة أو شركة من أهم أولويات العمل والمظهر لديها ؛ ويمكّن هذا النظام الشركة من أرشفة وتوحيد النماذج والوثائق والكتب والقرارات التي تتعامل بها ضمن أشكال ومعلومات خاصة ومراقبة هذه الوثائق ومتابعتها ؛ ويقوم المستخدم بإدخال المعلومات المطلوبة ويقوم بطباعتها وأرشفتها بشكل تلقائي مما يسمح باختصار الكثير من الوقت والجهد ؛ كما يمكن الاحتفاظ بجميع الوثائق على أقراص ضوئية من أجل عمليات الأرشفة والعودة إليها في وقت لاحق .

ميزات النظام

• تخزين جميع المعلومات عن الوثائق والمعاملات والاوراق الهامة الواردة لمؤسستكم
• تخزين جميع المعلومات عن الوثائق والمعاملات والاوراق الهامة الصادرة عن مؤسستكم
• جميع الوثائق يتم تسجيل مجموعة من المعلومات الرقمية عنها تسهل البحث والترتيب والتصنيف
• المعلومات التي يتم الاحتفاظ بها عن الوثائق والصادرة عنها متضمنة الرقم الموجود على المعاملة والرقم التسلسل
• للمعاملة عن طريق النظام ، وحفظها أيضا حسب التصنيف والأقسام الموجودة أو حسب التصنيف المتبع في كل دائرة
• سهولة البحث عن الوثيقة بشكل سريع وبسيط وذلك عن طريق :الرقم التسلسلي للوثيقة ؛ الرقم الخاص بالوثيقة ؛ الجهة المرسلة الجهة المحول اليها ؛ الموظف المستلم ؛ قسم المتابعة ؛ كلمة ضمن الموضوع ؛ كلمة ضمن الملاحظات ؛ مع وجود خيارات أخرى كثيرة لعمليات البحث والترتيب والتصنيف نساعد على البحث السريع .
• اظهار قوائم للوثائق حسب التاريخ
• اظهار قوائم للوثائق حسب الوضع الحالي : بحاجة الى متابعة – بحاجة الى تدقيق – بحاجة إلى دراسة - ارشيف – ملغاة
• اظهار قوائم للوثائق حسب الجهة
• اظهار قوائم للوثائق حسب الموظف للمتابعة وخاصة الوثائق المحولة من قسم الى اخر
• صمم البرنامج بطريقة تمكن المستخدم من إدخال الوثائق بسهولة تامة وترتيبها وتصنيفها والحصول على المعلومات بشكل بسيط وسريع
• واجهات البرنامج بسيطة و متميزة تسمح للجميع باستخدامه بطريقة سهلة وإحترافية
• يسمح بإنشاء التقارير والتحكم بالحقول الموجودة بسهولة تامة .
• امكانية التعامل مع اكثر من ديوان اما الديوان العام أو الديوان الخاص بمكتب المدير
• صلاحيات أمنية للمستخدمين والتي تمكن من تطبيق مستويات من الحماية العالية لمنع الوصول إلى الوثائق أو البيانات الهامة
• تخصيص بعض الوثائق للمتابعة من قبل اشخاص معينين وتحويل الوثيقة من شخص لآخر عبر منظومة النظام بشكل يساعد على متابعة الوثائق حتى النهاية
• تخزين الوثائق بجميع اشكالها من صورة الى ملف pdf او ملفات الاوفيس أو ملفات الاتوكاد او اي نوع من أنواع الملفات
• التي يمكن تخزينها ضمن قواعد المعلومات مما يسمح بنقل وتخزين جميع الوثائق الى مخدمات اخرى وإجراء النسخ الاحتياطي
• إن تصميم البرنامج على قاعدة بيانات (SQL Server) أكسب البرنامج القدرة الكبيرة على الإحتفاظ بعدد هائل من المعلومات والبيانات طيلة فترة استخدام البرنامج ولسنوات عديدة .
• بناء نماذج قياسية للوثائق مما يساعد الشركة على توحيد مراسلاتها الصادرة
• يمكن اضافة العديد من النماذج للبرنامج حسب الحاجة
• ارشيف الوثائق القياسية للشركة واعطاء رقم اصدار
• امكانية تعديل النماذج بما يتناسب مع الشركة وأوراقها الرسمية
• الدعم الكامل لتعدد المستخدمين مع اعطاء صلاحيات مخصصة لكل مستخدم ولكل وظيفة

يمكنك تحميل النسخة التجريبية من هنا
يحتاج ان يكون لديك sqlserver 2014 فما فوق 
اذا احتجت مسلعدة يمكننا تقديم الدعم عبر برنامج ultraviewer والذي يمكن تحميله من هنا